انجام هر کار می تواند کاملاً چالش برانگیز باشد. بهترین اپراتورهای شغلی می دانند که تعدادی ابزار نرم افزاری مفید وجود دارد که می توانند با افزایش کارایی شیوه های کار، زندگی را آسان کنند.
این ابزارهای نرم افزاری مخصوصاً برای مشاغل کوچک مورد نیاز است که مدیریت جنبه های تجاری منحصر به فرد نسبت به شرکت های بزرگتر تخصصی نیست. از حسابداری گرفته تا ابزار ردیابی زمان، این ابزارهای مهم می توانند با اجازه دادن به اسنادی آسان و قابل فهم از فعالیت های تجاری، از بار مدیریت مشاغل کوچک بکاهند. برای کمک به شما در اداره کارآمدتر شرکت خود، ما لیستی منحصر به فرد از پنج برنامه ضروری را برای مشاغل کوچک تهیه کرده ایم.
نوع کار چگونه بر برنامه مورد نیاز تأثیر می گذارد؟
ابتدا باید تعیین کنید که کدام نوع از نرم افزارها متناسب با نیاز شما مناسب است. فعالیت یک کسب و کار کوچک با نیازهای یک شرکت بزرگتر بسیار متفاوت است. علاوه بر این، هر زمینه نیازهای منحصر به فرد و مهم خاص خود را برای اطمینان از عملکرد صاف دارد.
اگر مشاغل با تعداد کارمندان زیاد به یک برنامه حقوق و دستمزد جامع تر از یک مشاغل کوچک که فقط چند نفر روی آن کار می کنند، احتیاج دارند، شرکتی با تعداد زیادی مشتری نیاز به یک برنامه ردیابی دقیق زمان برای نگهداری اسناد دقیق دارد. برای افزودن ارزش به تجربه کاری خود، تعیین و درک اینکه کدام برنامه کاری برای تصمیم گیری هوشمندانه اجرایی موثرتر است، مهم است.
همچنین در نظر گرفتن نیازهای خاص صنعت نیز مهم است. کالاها و خدمات ارائه شده توسط تجارت شما تأثیر زیادی در نیازهای نرم افزاری شما خواهد داشت. ثبت یک سوابق جامع از تعاملات مشتری یا گردش سهام می تواند بسته به محصولی که تجارت شما می فروشد و بازاری که در آن فعالیت می کنید، کم و بیش مهم باشد. با این وجود، تعدادی گزینه نرم افزاری وجود دارد که برای فعالیت های تجاری ضروری هستند.
1. برنامه حسابداری
حسابداری، همانطور که همه می دانند، یک قسمت اساسی در هر تجارت است. انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای نیازهای کاری شما بسیار حیاتی است. با این حال، برنامه های پاسخگویی بسیاری وجود دارند که نیازهای مختلف را برآورده می کنند.
ارائه هر پیشنهادی به اپراتورها امکان می دهد بهترین نرم افزار حسابداری را برای مشاغل کوچک انتخاب کنند، به شما کمک می کند تا از وقت خود به طور موثرتری استفاده کنید و جریان های نقدی، هزینه ها و اسناد مالیاتی را ردیابی می کند و سایر اطلاعات مهم تجاری را تسهیل می کند.
2. برنامه ردیابی زمان
برنامه ردیابی زمان به کاربران اجازه می دهد تا از طریق مستندات دقیق عملکرد کار در کارهای مختلف، در مدیریت زمان موثر شرکت کنند. زمان یکی از مهمترین منابع در دسترس یک کارآفرین کوچک است و استفاده از ابزار مناسب ردیابی زمان باعث می شود که مشاغل بتوانند استفاده خود از این کالای ارزشمند را بهتر ارزیابی کنند.
درک چگونگی صرف کارمندان و زمان شما با استفاده از یک برنامه مدیریت زمان می تواند به شما در شناسایی مناطقی که کار شما بیشتر یا کمتر متمرکز است کمک کند. چنین نرم افزاری به مشاغل کوچک امکان جمع آوری اطلاعات جامع در مورد مدیریت زمان را می دهد، که به آنها امکان می دهد زمان صرف شده توسط کارمندان یا گروه های خاص را برای کارهای خاص یا پروژه ها ثبت کنند و بنابراین بهتر درک می کنند که در کجا می توانید استفاده خود را بهبود ببخشید.
یکی از مهمترین کارهایی که می توانید به عنوان یک تجارت کوچک انجام دهید آزمایش نرم افزار ردیابی است، در ارزشی که نرم افزار مدیریت زمان می تواند به تجارت شما بیفزاید زیاده روی نکنید.
3. برنامه مدیریت پروژه
بهترین برنامه مدیریت پروژه می تواند پشتیبانی مالی بی نظیری از فعالیت های تجاری شما فراهم کند. این نوع نرم افزارها ضمن اینکه توانایی مهمی در سازماندهی پروژه های پیچیده در بخشها وظیفه خاص دارند، یک نمای کلی از پروژه را به کاربران ارائه می دهند. این نرم افزار ها به شما امکان می دهند پروژه ها را در بخشهایی قابل درک و سازماندهی و مدیریت کنید و با ایجاد یک پروژه عجیب و غریب، کارایی کار خود را افزایش دهید.
چنین برنامه رایگان مدیریت پروژه نه تنها به شما امکان می دهد تا مدیریت سازمانی کسب و کار خود را بهبود ببخشید، بلکه به شما این امکان را می دهد که دقیقاً بدانید که منابع شما برای تکمیل یک پروژه مشخص چگونه، کجا و چرا هزینه می شود. یک برنامه حرفه ای و منظم برای اطمینان از اینکه مشتریان پروژه های خود را به موقع و به صورت سازمان یافته انجام می دهند مهم است.
با داشتن یک برنامه زمان بندی مشتریان شما قادر خواهند بود به طور کامل درک کنند که در پروژه هایی که امکان فاکتورگیری ساده و پردازش پرداخت را در پروژه های خود فراهم می کنند، چه اتفاقی می افتد. اسناد جامع ارائه شده توسط این نوع خدمات نرم افزاری و سازمان می تواند با از بین بردن مشكل كسب و كار كوچك، مدیریت منابع را ساده كند.
4. نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری
یکی از بهترین راه ها برای درک بهتر روابط مشتری و رشد تجارت شما، استفاده از ابزار crm رایگان همیار برای تحلیل بهتر نحوه تعامل کسب و کار شما با پایگاه مشتری شماست. مشاغل کوچک می توانند با موفقیت از طریق بهترین CRM برای مشاغل کوچک روابط مشتری را مدیریت کنند.
شرکت هایی مانند زوهو رابط کاربری ساده ای در اختیار کاربران قرار می دهند و اطلاعات را به روشی قابل فهم ارائه می دهند، به اپراتورهای تجارت کوچک امکان می دهد بینش ارزشمندی در مورد روابط تجاری، افزایش مشتری و افزایش فروش داشته باشند. نرم افزار CRM می تواند كمكی حیاتی و ارزشمند به مشاغل كوچك باشد كه تلاش می كنند تعاملات آنها با مشتریان فعلی و مشتریان بالقوه را بهتر بشناسند.
توانایی شناسایی روندهای اطلاعاتی ارزشمند در چندین کانال تعامل می تواند ارزش بی شماری به فعالیت های تجارت کوچک شما بیفزاید. درک بهتر رابطه شما با مشتریان در بازار شما برای رشد تجارت مهم است و به شما این امکان را می دهد که مناطق مناسب را برای صرف منابع بازاریابی خود شناسایی کرده و از ابزارهایی که در اختیار دارید بهترین استفاده را برای بهبود عملکرد شرکت خود کنید.
5. برنامه ارتباطات از راه دور
برقراری ارتباط موثر و کارآمد با مشتریان، چه در داخل و چه در خارج، برای موفقیت هر تجارت کوچک حیاتی است. شناسایی و استفاده از نرم افزار گردش کار مناسب برای افزایش اثربخشی ارتباطات تجاری بسیار مهم است. این برنامه ها به تیم شما این امکان را می دهند تا بدون در نظر گرفتن محل کار، در همه پروژه ها به طور موثر برقراری ارتباط و همکاری کنند و با مشتریان و کارمندان ارتباط برقرار کنند.
توانایی یک شرکت کوچک مدرن در اتصال به بازارهای جهانی با استفاده از فناوری ارتباطات مدرن تقریباً غیر قابل تصور است. استفاده موثر از گردش کار و نرم افزار ارتباطات به کسب و کار شما کمک می کند تا افق بازار را گسترش دهد و به اندازه سایر برنامه های موجود در لیست با اعضای تیم خود سازماندهی و ارتباط برقرار کند.
هنگامی که به راحتی و با استفاده از برنامه های نرم افزاری ساده و مدیریتی وقت گیر استفاده می شود، حتی یک برنامه ارتباطی ساده نیز می تواند کار شما را در هنگام کار روی هر پروژه آسانتر و منظم تر و کارآمدتر کند. تأمین جریان ارتباطی امکانات بیشتری را در اختیار مشتریان قرار می دهد. مهم نیست که در کدام صنعت کار می کنید، ارتباطات از راه دور بخشی مهم از تجارت شما باقی خواهد ماند و قطعاً انتخاب نرم افزار برای کارکرد آسان می تواند تجارت شما را رونق بخشد.
6. برنامه معاملات پرداخت
خودکار سازی و ساده سازی معاملات پرداخت شما می تواند به سود کلی کار ما باشد و روند صورتحساب شما را بسیار ساده می کند. اگر سرویس مبتنی بر اشتراک را ارائه می دهید، این نوع نرم افزار ضروری است! به صورت خودکار صورتحساب ماهانه و پرداخت های خودکار می تواند در هنگام صدور صورت حساب، میزان کار شما را بسیار کاهش دهد. علاوه بر ساده سازی هر فرآیند بازپرداخت، همچنین می تواند به شما کمک کند سوابق دقیق تمام پرداخت های خود را نگه دارید و اعتبار حساب یا حساب مشتری را که پرداخت نشده است نگه دارید.
اتوماسیون پرداخت می تواند به کاهش احتمال فراموش شدن پرداخت فاکتور توسط مشتریان کمک کند. اگرچه چنین نرم افزاری ممکن است با مشکلات خاص خود همراه باشد، از جمله اینکه مشتریان در صورت عدم استفاده از خدمات شما فراموش می کنند اشتراک خود را لغو کنند و هزینه بیشتری را پرداخت کنند، اما مزایای آن معمولاً بیشتر از هزینه ها خواهد بود.
در نتیجه، مناسب بودن چنین برنامه ای برای تجارت شما احتمالاً به نحوه تنضیم فرآیند پرداخت و صورتحساب شما بستگی دارد – اگر هر شغل شما فقط مختص مشتری باشد، هر فاکتور منحصر به فرد خواهد بود و کار نمی تواند خودکار باشد. ممکن یا ارزشمند باشد.
