دستگاه حضور و غیاب چه تاثیری در کنترل هزینه های سازمان دارد؟
چرا استفاده از سیستم حضور و غیاب در سازمان شما ضروری است؟
دستگاه حضور و غیاب ساده ترین روش برای اندازه گیری فعالیت نیروی کار و نیز محاسبه پاداش آن ها است. در دنیای امروز، اغلب از سیستم حضور و غیاب به عنوان منبع داده های مهم در مورد نحوه برخورد با افراد شاغل استفاده می شود. بهبود روند کار و فرآیند هایی که باید اصلاح شوند مستلزم توجه بیشتری از سوی مدیران است. این داده های مهم با استفاده از فناوری های پیشرفته ردیابی زمان جمع آوری و تجزیه و تحلیل می شوند.
استفاده از سیستم حضور و غیاب
سازمان های تجاری دیدگاه های متفاوتی نسبت به مدیریت کارکنان دارند. برای برخی از آن ها، استفاده از این سیستم برای گزارش ساعات کار و محاسبه بهره وری و فروش است. به هر حال در هر صنعتی که باشید، استفاده از سیستم حضور و غیاب ضروری به نظر می رسد. خودکارسازی فرآیند ها می تواند هزینه ها را کاهش داده و عملیات را برای همه صنایع بهینه کند. امروزه تعداد بیشتری از کارمندان در خانه ، به صورت دورکاری و حتی در حال حرکت مشغول به کار هستند. بنابراین، پیاده سازی این سیستم می تواند برای یک کسب و کار مفید باشد ، اما از طرفی ممکن است ردیابی زمان کارکنان را با مشکل مواجه سازد.
سیستم حضور و غیاب مانند دستکاه حضور و غیاب تشخیص چهره، سازمان ها را قادر می سازد تا گزارش های جامعی از حضور، غیبت، اضافه کار، اوقات بیکاری و تعطیلات کارکنان، تهیه کنند تا دریابند چگونه کارکنان زمان خود را مدیریت می کنند.
سیستم حضور و غیاب کارکنان چیست؟
سیستم حضور و غیاب کارکنان با روش هایی که برای ردیابی تعداد ساعات کاری کارکنان استفاده می شود، مطابقت دارد. ساعت کار کارکنان به وسیله سیستم حضور و غیاب پیگیری می شود. یک سیستم حضور و غیاب حتی اگر ساده باشد ابتدایی ترین اطلاعات مربوط به حضور و غیاب کارکنان شامل: مدت زمان کار و زمان تعطیلات را درون خود ثبت می کند. با پیاده سازی این سیستم، پیگیری کاغذی ساعات کاری کارکنان ، استفاده از نرم افزار های صفحه گسترده ، پانچ کارت های زمان یا استفاده از نرم افزار های حضور آنلاین، همگی جای خود را به یک پلتفرم قابل دسترسی و اندازه گیری خواهند داد.
حضور کارکنان درمحل کار به چه معناست؟
سیستم حضور و غیاب کارکنان یک برنامه تحت وب است که به شما کمک می کند به صورت غیر حضوری برنامه های کارکنان را در یک مکان مشاهده کنید. این نرم افزار همه ابزار های مورد نیاز شما را در خود دارد ، بنابراین می توانید کارمندان خود را در هر زمان و مکانی و با هر دستگاهی مدیریت کنید. سیستم مدیریت حضور و غیاب به شما این امکان را می دهد که ساعات کار کارکنان خود را به طور دقیق تعیین کنید.
مثلا اگر کارمندانی با حقوق ساعتی دارید، به راحتی می توانید ساعات کار آن ها را مدیریت کنید. یکی از مسائلی که مدیران همیشه با آن مواجه هستند آگاهی از میزان اضافه کار و محاسبات مربوط به آن است. از طرفی کارکنان نیز باید برخی دسترسی ها را در سیستم مدیریت حضور و غیاب داشته باشند. صرف نظر از نحوه اجرای آن ، سیستم شما باید ویژگی حضور و غیاب، استانداردهای زمان سنجی قانونی و کار منصفانه پیروی کند.
اهميت استفاده از دستگاه حضور و غیاب در سازمان ها
با پیشرفت روزافزون علم و دانش و پیدایش سیستم های هوشمند با امکانات و قابلیت های پیشرفته، نیاز به یک نیروی انسانی مفید برای انجام کار های تخصصی بیش از پیش احساس می شود به طوری که امروزه مدیران بخش تحقیق و توسعه، کارمندان یک سازمان را منابع اصلی آن سازمان تلقی می کنند تا بتوانند با استفاده از هوش و ذکاوت افراد، منافع خود را تحقق ببخشند و سود آوری بیشتری داشته باشند. از طرفی میزان کارآمد بودن فرد در یک مجموعه و بهره وری او با توجه به ساعات حضورش در سازمان به یکی از مهم ترین دغدغه های مدیران و موسسان سازمان ها تبدیل شده است.
همان طور که می دانید در گذشته که دستگاه حضور و غیاب برای ثبت ورود و خروج پرسنل یک مجموعه وجود نداشت، کار بخش حراست سازمان ها و شرکت ها بسیار حساس و پر مسئولیت بود چرا که پرسنل این بخش باید بدون در نظر گرفتن روابط فامیلی و سازمانی ورود و خروج سایر پرسنل را ثبت می کردند. این موضوع باعث ایجاد هرج و مرج و ناهماهنگی های بسیاری می شددر نتیجه شرایط برای سرپیچی از کار و فرار از تعهدات پرسنل در خصوص ورود و خروج مهیا بود. با توجه به این مسائل پرسنلی که برای بخش حراست استخدام می شدند باید افراد بسیار دقیقی می بودند تا بتوانند نظم را در سازمان برقرار کنند و از ایجاد هرج و مرج جلوگیری نمایند. به مرور زمان، با توسعه صنايع و افزایش تعداد پرسنل سازمان ها و موسسات كمبود به یک دستگاه هوشمند که بتوان به کمک آن ساعت دقیق رفت و آمد كارمندان را ثبت کرد و ضبط کرد بیش از هر زمانی حس می شد.
دستگاه حضورو غیاب يكي از كاربردي ترين دستگاه هايي بود که به نیز متصل می شود بشر توانست با ساخت آن بخش اعظمي از حجم كاري خود را كم كند و نظم مورد نظر خود را در سازمان برقرار سازد. سازد. جالب است بدانيد كه سرعت و دقت ثبت اطلاعات توسط دستگاه هاي حضور و غياب بسيار بالا تر از يك نيروي انساني است كه اين موضوع به تنهايي وجه تمايز و برتري آن نسبت به روش هاي منسوخ شده قديمي مي باشد.
مزایای استفاده از دستگاه حضور و غياب برای سازمان ها و موسسات
همان طور که میدانید استفاده از دستگاه حضور و غياب برای سازمان ها مزایای زیادی به همراه دارد که ما در این بخش از مقاله سعی داریم شما را با بخشی از مهم ترین آن ها آشنا کنیم
- سرعت عمل بالا: شما با استفاده از این دستگاه ها می توانید تردد افراد زیادی را به طور هم زمان و در کوتاه ترین زمان ممکن، بدون کوچک ترین خطایی ثبت کنید. این موضوع در سازمان ها و یا مجموعه های بزرگ که تعداد کارمندان آن ها بالا است مزیت قابل توجهی است چرا که دستگاه های حضور و غياب به علت سرعت بالایی که در ثبت دارند از ایجاد هرج و مرج در ساعات خاص مانند ساعت شروع و پایان کار جلوگیری می کند.
- دقت بالا: جالب است بدانید اصلی ترین وجه تمایزی که بین دستگاه های حضور و غياب و روش های سنتی وجود دارد، دقت این دستگاه در ثبت اطلاعات است. در روش های قدیمی یک یا چند فرد این مسئولیت را بر عهده داشتند به همین علت احتمال خطا و یا تقلب در آن بسیار بالا بود اما با استفاده از این دستگاه ها شما می توانید ورود و خروج افراد را بدون کوچک ترین خطایی ثبت و بایگانی کنید.
- کاهش هزینه های سازمانی: با استفاده از دستگاه حضور و غياب شما به پرسنل کمتری در بخش حراست خود احتیاج دارید در نتیجه هزینه های سازمانی مجموعه تان در طول سال به میزان چشم گیری کاهش پیدا می کند.
- قابلیت بایگانی اطلاعاتی: دستگاه های حضور و غياب به شما این امکان را می دهد که اطلاعات پرسنل سازمان را با درج ساعت دقیق ورود و خروج شان در یک فایل مخصوص بایگانی کنید تا در صورت نیاز، دسترسی به این اطلاعات برایتان راحت و سریع باشد. با استفاده از این سیستم هوشمند فایل اطلاعاتی شما برای همیشه در نرم افزار متصل به دستگاه محفوظ می ماند.
- افزایش راندمان کاری پرسنل: با ثبت ساعت ورود و خروج افراد شما می توانید راندمان کاری هریک از پرسنل خود را با توجه به ساعات حظورش در مجموعه محاسبه کنید در نتیجه میزان کار آمدی افراد را ارزیابی کنید. این موضوع به شما کمک می کند تا نیرو های متخصص و دلسوز را گزینش کنید تا مسیر پیشرفت مجموعه تان را هموار تر شود.
- کاهش تخلف در بخش حراست: با نصب دستگاه حضور و غياب در قسمت ورودی سازمان شما می توانید از تخلف هایی که در بخش حراست ممکن است صورت بگیرد پیشگیری کنید چرا که فرد موظف است قبل از ورود و خروج از مجموعه تردد خود را در سیستم ثبت نماید.
و ….
مواردی که در بالا به آن ها اشاره شد تنها بخشی از هزاران مزیتی است که استفاده از دستگاه حضور و غياب برای سازمان ها دارد.
خرید دستگاه حضور و غياب
بهترین اقدامی که شما به عنوان مدیر یک مجموعه در راستای افزایش راندمان کاری پرسنل خود و ایجاد حس اعتماد و برابری بین آن ها می توانید انجام دهید تهیه یک دستگاه حضور و غياب است. با خرید این سیستم شما می توانید جدیت خود را بر روی قوانینی که در مجموعه تان وضع کرده اید اثبات کنید و میزان مسئولیت پذیری و تعهد کارمندان خود را بسجنید.
منبع: When I Work